Frage an die Redaktion:
Vor Kurzem wollte ich schnell einen Textauszug in mehreren anderen Dokumenten verwenden und legte mir dafür einen Textbaustein an. Eigentlich ist mir das aber viel zu viel Arbeit. Außerdem benötige ich den abgelegten Text später nicht mehr, sodass in der AutoText-Sammlung wieder ein nicht benutzter Eintrag mehr steht. Gibt es hier keine Alternative zum kurzfristigen Zwischenspeichern?

Die Bausteine (Word 2010 und 2007) bzw. AutoTexte (Word 2003, 2002/XP und 2000) sind sehr nützlich. Damit können Sie beliebigen (formatierten) Text hinterlegen und auf Tastendruck in jedes Dokument einfügen. Der Nachteil bei dieser Funktion ist, dass sie relativ aufwendig ist. Außerdem sammeln sich mit der Zeit viele überflüssige Bausteine bzw. AutoTexte an, da sie selten gelöscht werden. Die Sammlung wird so schnell überladen und unübersichtlich.

Legen Sie den gewünschten Textauszug einfach auf Ihrem Windows-Desktop ab. Dann können Sie ihn später entweder per Doppelklick öffnen oder per Drag & Drop an die gewünschte Stelle in Ihr Word-Dokument ziehen.

Word-Tipps & Tricks von A bis Z-Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Methode unter Windows Vista und Windows 7 leider nicht zur Verfügung steht!

Und so gehen Sie vor:

1. Verkleinern Sie Ihr Word-Fenster, nachdem Sie den Text, den Sie auf dem Desktop ablegen möchten, in Word geladen haben. Word darf nicht den ganzen Bildschirm einnehmen, sondern nur als verkleinertes Fenster erscheinen.
   
   Ein Teil des Windows-Desktops muss noch sichtbar sein. Zum Verkleinern klicken Sie in Word rechts oben auf das Symbol VERKLEINERN beziehungsweise auf WIEDERHERSTELLEN.
   
   
2. Markieren Sie den gewünschten Textauszug. Klicken Sie nun die Markierung mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Verschieben Sie jetzt den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste über das Word-Fenster hinaus auf den Windows-Desktop.
   
   
3. Sobald sich der Mauszeiger auf dem Windows-Desktop auf einem freien Bereich befindet – unterhalb des Mauszeigers darf kein Symbol platziert sein! –, lassen Sie die Maustaste los.

Daraufhin wird dort ein neues Symbol eingefügt, das mit der Bezeichnung „Datenauszug aus Dokument“ beginnt. Hinter der Bezeichnung wird außerdem ein Teil des Textauszuges angezeigt.

Der Textauszug bleibt auch dann bestehen, wenn Sie Word oder Windows beenden. Um den Textauszug zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu nutzen, genügt ein Doppelklick auf das Symbol (gilt nicht für Word 2010 und Word 2007). Daraufhin wird Word gestartet und der Textauszug angezeigt.

Alternativ dazu können Sie das Symbol auch mit der linken Maustaste anklicken und bei gedrückter linker Maustaste in das Word-Programmfenster ziehen.

Der Textauszug wird dann an der Stelle in Ihrem Word-Dokument eingefügt, an der sich beim Lösen der linken Maustaste der Mauszeiger befand. Auf diese Weise können Sie den Textauszug gezielt ohne zusätzliches Kopieren in das Zieldokument einfügen.

So komfortabel das Ablegen von Dokumenten auf dem Windows-Desktop auch ist, nutzen Sie diese Funktion nur für Textauszüge, die Sie in den nächsten Tagen sicher wieder benötigen. Löschen Sie anschließend den nicht mehr benötigten Textauszug. Stellen Sie so sicher, dass Ihr Desktop nicht zur unübersichtlichen Ablage wird, auf der Sie schon bald nichts mehr finden.

Zum Löschen klicken Sie das Textsymbol mit der linken Maustaste an und ziehen es bei gedrückter linker Maustaste auf den Windows-Papierkorb.

Vertrauliche Daten haben auf dem Windows-Desktop nichts zu suchen. Sofern Sie nicht sicherstellen können, dass niemand Zugriff auf Ihren PC hat, sollten Sie diese niemals auf dem Windows-Desktop ablegen.