Manchmal übernehmen Sie zitierten Text aus einer E-Mail in ein Word-Dokument. Bei diesem Text ist nicht nur ein fester Zeilenumbruch vorhanden, sondern jede Zeile beginnt auch noch mit einem störenden „Quote“-Zeichen wie beispielsweise der schließenden spitzen Klammer „>“:

>Dies ist ein zitierter Text
>aus einer E-Mail...

Normalerweise müssen Sie die überflüssigen Absatzende-Kennzeichen und die Quote-Zeichen manuell löschen und gegebenenfalls Leerzeichen zwischen Wörter einfügen, die zuvor am Zeilenende und am Zeilenanfang standen und aufgrund des fehlenden Absatzende-Kennzeichens nun direkt hintereinanderstehen.

Word-Tipps & Tricks von A bis Z hat folgenden einfachen Tipp für Sie: Sparen Sie sich diesen Aufwand, indem Sie die Suchen/Ersetzen-Funktion wie folgt nutzen:

1. Markieren Sie zunächst die Absätze mit dem zitierten Text, den Sie aus der E-Mail übernommen haben.
   
   
2. Rufen Sie anschließend die Funktion BEARBEITEN > ERSETZEN auf oder drücken Sie Strg + H.
   
   
3. Geben Sie daraufhin im Feld SUCHEN NACH die folgende Zeichenfolge ein: ^p>
   
   Das Zeichen „^“ geben Sie ein, indem Sie zunächst die entsprechende Taste betätigen und danach die Leer-Taste drücken. „^p“ ist ein Platzhalter für das Absatzende-Kennzeichen, „>“ adressiert das Quote-Zeichen in der dem Absatzende-Kennzeichen folgenden Zeile.
   
   
4. Geben Sie ins Feld ERSETZEN DURCH ein Leerzeichen ein. Auf diese Weise wird das Absatzende-Kennzeichen und das Quote-Zeichen der Folgezeile durch das Leerzeichen ersetzt und fasst so die beiden Zeilen zusammengefasst.
   
   
5. Klicken Sie auf ALLE ERSETZEN, um den Suchen/Ersetzen-Vorgang zu starten.
   
   
6. Beantworten Sie die nachfolgende Abfrage mit NEIN.
   
   
7. Schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf SCHLIEßEN.

Word hat anschließend den gesamten zitierten Text in einem Absatz zusammengefasst. Sie müssen jetzt nur noch das erste Quote-Zeichen in diesem Absatz entfernen. Daraufhin steht Ihnen der zitierte Text in Form von normalen Absätzen zur Verfügung.

Den entsprechenden Abschnitt können Sie danach zum Beispiel über die Funktion RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN mit einem grauen Hintergrund hinterlegen, um ihn so als Zitat hervorzuheben.